رایج بودن تبادل اطلاعات به صورت غیر مکتوب و به طور مشخص از طریق ساده ترین ابزار ارتباطی یعنی تلفن، زمینۀ مناسبی برای سوء استفاده دشمن از این موقعیت را پدید آورده است.

بر این اساس، یکی از مؤثرترین و ضـروری­ترین اقدامات لازم الاجرا برای ناکام گذاشتن سوء استفاده کنندگان، ترویج ارتباطات اداری مکتوب (در زمینۀ موضوعات حسّاس و مطالب دارای طبقه بندی) و ضابطه‌­مند نمودن مکالمات ( مواردی که از طریق تلفن قابل بیان می‌­باشد) است.

دفتر حراست در راستای تعمیق فرهنگ حفاظتی، موضوع تخلیۀ تلفنی را به عنوان موضوع اساسی مورد توجه قرار داده و در نظر دارد نکات ضروری را درقالب توصیه­‌های حفاظتی به همکاران محترم ارائه کند.

توصیه های حفاظتی:

1.     مسائل کار­ی و اطلاعات مربوطه را همواره از مجاری رسمی (از جمله اتوماسیون) به سلسله مراتب سازمانی انتقال دهید. عادت نمودن به استفاده از شبکه های اجتماعی و یا تلفن که ابزاری سریع و در عین حال ناایمن است باعث شکل گیری زمینه­‌ی سوء استفاده­های مختلف از جمله: تخلیۀ تلفنی می­گردد.
2.     حتی المقدور مکالمات تلفنی را کوتاه نموده و به حداقل زمان ممکن برسانید.
3.      شماره تلفن محل کار خود را در اختیار افراد متفرقه و غیر مسئول قرار ندهید.
4.      هنگام پاسخگویی به تماس­های تلفنی، در ابتدا تماس گیرنده را شناسایی نموده و پس از کسب اطمینان از هویت واقعی وی ، به مکالمه ادامه دهید.
5.     چنانچه از تماس گیرنده تقاضای شماره تلفن ( برای بررسی کردن) نمودید و او شماره‌­ای را به شما ارائه نمود، آن را از طریق سازمان و دفترچه‌های تلفن کنترل کنید.
6.      در پاسخگویی به تماس­های تلفنی افراد ناشناس (حتی اگر تماس گیرنده درخواست اخذ هیچگونه اطلاعاتی هم نداشته باشد) نسبت به شناخت هویت واقعی تماس گیرنده حساس باشید. چرا که ممکن است فرد در تماس های اولیه قصد ایجاد آشنایی با مخاطب، شناخت پاسخ دهندگان به تلفن، عـادی‌سازی تماس ها و نیز کاهـش ضریب حساسیت مخاطب را داشته تا در مراحل بعدی نیازمندی­‌های اطلاعاتی خود را مطرح کند.
7.      همواره به مبدأ تماس‌های تلفنی توجه داشته باشید، برای نمونه آیا شمارۀ مخاطب ثبت شده است؟
8.      در صورتی که لازم است تماس گیرنده را به فرد دیگری ارتباط دهید، پیش از انتقال مکالمه، مشخصات تماس گیرنده و ارزیابی خود  از وی را به نفر ثالث اعلام کنید.
9.      در صورتی که تماس گیرنده را نمی شناسید برای پیگیری موضوع مورد نظر، از او درخواست شماره تلفن نموده و پس از کنترل شمار­ه‌­ی مزبور و کسب اطمینان از صحّت آن، با وی تماس بگیرید.
10.      در صورتی که تماس گیرند­ه­ی ناشناس با بهانه ها و دلایل گوناگون درخواست اخذ شماره تلفن دیگر همکاران شما را داشت، از ارائه آن پرهیز کنید.
11.      در صورتیکه تشخیص دادید تماس گیرنده شرایط لازم برای برقراری ارتباط و ادامه­‌ی مکالمه (در خصوص موضوع معین) با افراد مربوطه را ندارد، به هیچ وجه بر اثر سماجت و اصرار بیش از حدّ وی منصرف نشده و تسلیم وی نشوید. در این شرایط بهترین راه پایان دادن به مکالمه است.
12.      از منتظر گذاشتن مخاطب در اثناء تماس تلفنی به شیوه­ی قرار دادن گوشی روی میز خودداری کنید.
13.      در جریان مکالمه­‌ی تلفنی با افراد ناشناس، مشخصات خود و جزئیات محل کارتان را بازگو نکنید.
14.      اگر تماس تلفنی توسط شخص دیگری به شما ارتباط داده شده است، پیش از شروع مکالمه، از ارتباط دهنده سؤال کنید که آیا شخصاً از هویت تماس گیرنده اطمینان حاصل نموده و یا تماس گیرنده این ادعا را عنوان نموده است؟
15.      در مواجهه با هرگونه تماس از سوی افرادی تحت عنوان تعمیرکاران خطوط تلفن و یا متصدّیان مربوطه، بایستی از قبل مراتب با شما هماهنگ شده باشد. در غیر این صورت ادعای چنین اشخاصی را قبول نکرده و به خواسته‌­های آنان عمل نکنید.
16.      مراقب تماس­های تلفنی افرادی که خود را خبرنگار، بازاریاب و یا مأمور نظرسنجی معرفی می نمایند بوده و به راحتی اطلاعات در خواستی را ارائه نکنید.
17.      مراقب احوال پرسی گرم و صمیمی تماس گیرندگان ناشناس باشید.
18.      در صورتی که کودکان و یا دیگر اعضای خانواده در منزل به تلفن پاسخ می­دهند، آنان را نسبت به نحوۀ مناسب پاسخ گویی توجیه کنید.
19.      درصورت تماس تلفنی و یا مراجعه حضوری افراد ناشناس با ادعای تحقیق جهت امر خِیر و یا ...، برای کسب اطلاعات کاری و سابقه‌­ی خانوادگی همکاران، هیچگونه همراهی در این زمینه نداشته و مراتب را جهت ادامه­‌ی بررسی به حراست ارجاع و اعلام نمایید.
20.      همواره تلاش نمایید که مطالب مهم و دارای طبقه بندی حفاظتی را از طریق تلفن بازگو نکنید.
21.      لازمه­‌ی مقابله با عناصر تخلیه تلفنی، بدخلقی و تندگویی با تماس گیرندگان نیست، بلکه ضمن هوشیاری و دقت در پاسخ به سؤالات، می­ توان اصول اخلاقی را نیز بطور کامل رعایت نمود.
22.      از آنجایی که یکی از روش­‌های نفوذ به رایانه­ها و شبکه­‌های رایانه‌­ای (هک) و سوء استفاده از کارت های بانکی، برقراری تماس تلفنی با کاربران تحت پوشش­های گوناگون برای اخـذ رمـزهای ورود و اطـلاعات مربوط به شبکه است، از بیان رمز­ها و جزئیات شبکه­های رایانه­ای و بانکی به افراد غیر خودداری کنید.
23.      سوء استفاده کنندگان، اطلاعات بدست آمده از طریق تخلیه­ی تلفنی را به صورت بانک­های اطلاعاتی ذخیره نموده و در تماس­های بعدی از آنها استفاده می­کنند. بنابر این، ممکن است برخی اطلاعات شامل نام افراد و مسئولیت آنان، شماره تلفن های مراکز مختلف، برنامه ها، وظایف هریک از بخش­های اجرایی و ....(که قاعدتاً اهمیت چندانی ندارند) در مراحل بعدی به کلیدی راهگشا برای آنان  تبدیل شود. پس در اینگونه مواقع نسبت به تمامی مکالمات تلفنی، حتی درخصوص مطالبی که در زمان انجام مکالمه از اهمیت کمتری برخوردار هستند، حسّاس باشید.
24.      سوء استفاده کنندگان برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز حول یک موضوع معین، از کانال­های مختلفی عمل نموده و جزئیات اطلاعات بدست آمده را با استفاده از تماس­های تلفنی مکرر ( با مراجع مختلف ) ارزیابی می­کنند تا میزان صحت و سقم و اهمیت آن را تعیین نمایند. بنابراین شایسته است در خصوص برنامه ­ها و پروژه های حساس، حتی المقدور افراد کمتری در جریان جزئیات مسائل قرار گیرند.
25.      از آنجایی که کارشناسان و کارمندان به دلیل سر و کار داشتن دائم با برنامه ها و پروژه­های مربوط به حیطه­ی کاری خود به مرور زمان نسبت به حساسیت و اهمیت اطلاعات مربوطه کم توجه می­شوند، ضروری است به انحاء گوناگون و به صورت دائمی در خصوص اهمیت مسائل فنی و اطلاعات مربوطه توجیه و هشیاری لازم ایجاد گردد.
26.    در ساعات پایانی وقت اداری بیشتر مراقب تماس­های مشکوک باشید.
27.      به شماره­ی ثبت شده­ی تماس گیرنده در گوشی تلفن خود اطمینان نکنید. چرا که اخیراً ابزاری ساخته شده که می­تواند هر شماره­ی مورد نظری را به عنوان شماره­ی تماس گیرنده نمایش دهد.

توجه ویژه:

از آنجا که سوء استفاده کنندگان، همواره در پی کسب اطلاعات از مراکز دانشگاهی و پژوهشی و روند فعالیت های علمی کشور هستند، جهت اطلاع، برخی نکات بارز در برخورد با این افراد ذکر می گردد:

1.       هرگونه اطلاعات درون سازمانی که دانستن آن برای عموم جایز نیست، دارای ارزش است و نمی بایست فاش گردد.
2.       دادن اطلاعات به تماس گیرنده را موکول به تماس تلفنی خودتان کنید که پس از اخذ شماره تلفن و بررسی آن برقرار خواهید کرد.
3.       صِرف اینکه طرف تماس، به شما یک شماره تلفن داده است، دلیل اعتماد به او نیست، بلکه باید شماره­ی داده شده را بررسی کنید.
4.       از دادن شماره­ی تلفن های غیر عمومی به افراد ناشناس خودداری کنید.
5.       در صورتی که تماس گیرنده به موارد ضعف شما اشاره کند، یا در صورت ندادن اطلاعات تهدید به از دست دادن شغل یا گزارش به رده های بالاتر نماید، اعتنا ننموده و مراتب را سریعاً به حراست اعلام نمایید .
6.       گاهی اوقات تماس گیرنده، اتفاق مدنظر را به صورتی تعریف می نماید تا مخاطب تحریک شده و اطلاعات جزئی تری بدهد.
7.      اگر فردی تماس گرفته و اطلاعات آشکاری راجع به موضوع دارد، دلیل صاحب نظر بودن او نیست، پس به او اعتماد نکنید.
8.       در صورتی که تماس گیرنده خود را با هویت فردی از مراکز علمی و پژوهشی، ریاست جمهوری یا وزارت علوم معرفی نمود و شناسایی نگردید باید در دادن اطلاعات به او دقت نمود و فریب اسم محل کار او را نخورد .
9.       بعضی تماس ها در خواست مشخصات و شماره تماس اساتید و پژوهشگران مرتبط را خواستار می گردند که از ارایه آن می بایستی خودداردی نمود .
10.       در بعضی تماس ها، افراد ناشناس در خواست مشخصات پروژه های پژوهشگاه و افراد فعال در آن را درخواست می نمایند که باید از دادن اطلاعات خودداردی نمود.
11.       زنگ تلفن همیشه زنگ خبر نیست بلکه گاهی زنگ خطر است.
12.       در بعضی تماس ها در خواست واریز وجوه به حساب پژوهشگاه، نزدیکان، یا سازمان ها و یا افراد خاص می شود که باید با هوشیاری کامل برخورد نموده، فریب اینگونه شگردها را خنثی کرده و موارد را به حراست اطلاع دهید .
13.       اساس تخلیه تلفنی بر غفلت و فریب است، مواظب غفلت خود و فریب کاری دشمن باشید.

همواره در نظر داشته باشیم : اگر مواردی که در این اطلاعیه ذکر گردیده و یا موارد مشابه و جدیدی برای ما و نزدیکانمان پیش آمد که سوء استفاده کنندگان قصد فریب داشتند را به حراست اطلاع دهیم تا به سایر همکارانمان نیز اطلاع رسانی صورت گیرد و با این کار، زمینه­ی تخلف کمتر شود؛ در این صورت،  شما بخشی از راه حل هستید.